Comptabilitat - Procediment de reemborsament de viatge

Procediment del Departament de Comptabilitat sobre Reemborsament de Viatge

I. Introducció

L'objectiu d'aquest procediment de viatge és establir les directrius bàsiques per a tot el personal, definit com a empleats de l'estat de Nova Jersey quan viatgen per negocis oficials de l'Hudson County Community College ("College"). La intenció d'aquest procediment és que el viatger individual no guanyi ni perdi fons personals mentre viatja per negocis oficials de la universitat. Tots els viatges reemborsables s'han d'autoritzar abans de qualsevol viatge. Tots els desplaçaments aprovats han de ser essencials per assolir els objectius o complir amb les responsabilitats d'un departament determinat i s'han de realitzar de la manera més econòmica i pràctica per al Col·legi.

La política del Col·legi és reemborsar als empleats les despeses raonables i necessàries incorregudes en relació amb els viatges de negocis aprovats.
Un empleat que hagi de viatjar per negocis relacionats amb la universitat, després de rebre l'aprovació preliminar del supervisor de l'empleat, ha d'emplenar un formulari de sol·licitud de viatge (si s'espera que les despeses del viatge superin els 100 dòlars) i, si cal, un formulari de sol·licitud de xec. La finalitat del viatge i el número de compte de la font o fonts de finançament disponibles per cobrir el cost del viatge, s'han d'indicar quan se sol·liciti als formularis corresponents.
Els formularis han de ser signats pel supervisor de l'empleat i el degà responsable o oficial de gabinet executiu abans del viatge. Aquestes signatures indiquen l'aprovació de la sol·licitud de viatge de l'empleat i la disponibilitat de fons de la universitat. Per als desplaçaments dels Patrons i Oficials Executius, els formularis han de ser aprovats pel President.
Quan s'hagi completat el viatge, s'ha d'emplenar un formulari de reemborsament de viatge juntament amb el formulari de sol·licitud de viatge (si cal) i s'han d'adjuntar tots els rebuts corresponents. L'empleat ha de presentar els formularis i els rebuts al Departament de Comptabilitat per a la seva tramitació. El controlador és el revisor/aprovador final de tots els formularis de reemborsament de viatges.
Estan vigents les següents bonificacions de reemborsament:

a. Subsistència per àpats: incloses les gratificacions, la universitat permet la tarifa federal per dia tal com l'implementa l'Administració de serveis generals ("GSA"). Els rebuts han de justificar les despeses. No hi hauria d'haver cap sol·licitud de reemborsament dels costos dels àpats inclosos en les taxes d'inscripció a conferències o associacions. Per obtenir més informació sobre les tarifes basades en la ubicació, consulteu les directrius a https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates/per-diem-rates-lookup/?action=perdiems_report&state=&fiscal_year=2021&zip=07306&city.

b. Bonificació per a l'automòbil: si es requereix l'ús de l'automòbil personal de l'empleat a causa de viatges locals o de curta distància, se li reemborsarà la tarifa de quilometratge adequada, més els peatges i l'aparcament, amb una prova de la distància de viatge i el rebut de les despeses. La tarifa de quilometratge aplicable normalment és la tarifa aprovada per l'IRS.

c. Rebuts: necessaris per a tots els reemborsaments de despeses. No es reemborsarà cap despesa sense els rebuts acreditatius.

6. Abans d'enviar el formulari de reemborsament de viatge al departament de comptabilitat, l'empleat ha de presentar el formulari i la documentació de suport al supervisor de l'empleat i al degà o director executiu corresponent per a l'aprovació i la confirmació que les despeses reemborsables reclamades es troben dins dels límits i bonificacions de el Col·legi. És essencial que el supervisor d'un empleat revisi i aprovi la sol·licitud de reemborsament només per a despeses "raonables i necessàries". El supervisor té l'encàrrec d'utilitzar el criteri empresarial si s'envia a aprovació un ítem concret que no figura a la política o el procediment.

7. Els formularis de sol·licitud de viatge (apèndix A) i de reemborsament de viatge (apèndix B) estan disponibles al portal de finances de la universitat.

II. Aprovacions

Aquest procediment cobreix tots els empleats administratius, professorat i personal, i altres autoritzats a viatjar en nom del Col·legi. El compliment d'aquest procediment és responsabilitat de la persona que viatja per negocis universitaris. Aquest procediment s'aplica a tots els viatges independentment de la font dels fons.

Si el reemborsament del viatge és d'una beca o contracte, l'empleat ha de rebre l'aprovació prèvia de la Grants Oficina o Departament de Comptabilitat del Col·legi per tal d'establir que es permetran el reemborsament de totes les despeses de viatge previstes d'acord amb els termes de la beca o contracte.

S'espera que els membres del personal que viatgen per negocis oficials del Col·legi tinguin la mateixa cura a l'hora d'incórrer en despeses que una persona prudent faria si viatja per negocis personals a les seves pròpies despeses. Les despeses dels viatges aprovats només es reemborsaran d'acord amb aquests procediments de viatge de la Universitat.

A. Aprovacions de viatge
Tots els viatges per conferències, convencions, formació del personal, tallers i seminaris requereixen l'aprovació prèvia d'acord amb aquest procediment.

B. Despeses permeses
Les despeses de desplaçament de reemborsament es limiten a aquelles despeses essencials per a la gestió dels negocis oficials del Col·legi. Només es reemborsaran les despeses reals i necessàries derivades de la comoditat habitual del viatger en l'exercici de les seves funcions oficials. Les despeses empresarials han de ser raonables i necessàries. Es permet el reemborsament de propines, gratificacions i tarifes similars sempre que les quantitats pagades estiguin dins dels estàndards habituals reconeguts.

C. Despeses Extraordinàries
Les sol·licituds de reemborsament de despeses extraordinàries o inusuals que no s'haguessin pogut preveure abans del viatge, o que superin les tarifes màximes permeses, estan subjectes a l'aprovació abans del reemborsament. Al formulari de reemborsament de viatge s'ha d'emplenar una justificació escrita explicant les circumstàncies que requereixen les despeses, juntament amb tota la documentació acreditativa adequada, que s'ha d'enviar directament al cap de departament, degà o vicepresident per a la seva aprovació. El president ha d'aprovar les situacions extraordinàries dels directius o patrons. L'aprovació documentada s'ha d'adjuntar als formularis aplicables i enviar-la a Comptabilitat per al reemborsament.

D. Condicions especials
Els empleats que tinguin necessitats especials de viatge que no s'aborden explícitament en aquestes polítiques s'han de posar en contacte amb el cap del departament, el degà o el vicepresident corresponent per a l'aprovació i, si cal, el president de la universitat.

III. Procés

A. El procés d'aprovació

Un empleat que necessiti viatjar per negocis relacionats amb la universitat, després d'obtenir l'acord del seu supervisor, omplirà un formulari de sol·licitud de viatge.
El membre del personal ha d'omplir un formulari de sol·licitud de viatge (Annex A) perquè l'aprovi el supervisor i el degà o vicepresident responsable abans de tots els viatges nocturns i els vehicles llogats, independentment del preu. El president ha d'aprovar els formularis de viatge dels patrons i dels funcionaris executius.
No es reemborsarà cap despesa quan un formulari de sol·licitud de viatge hagi estat denegat o rebutjat.
Quan s'espera que dos o més membres del personal viatgen amb la mateixa finalitat, cada persona ha de presentar un formulari de sol·licitud de viatge independent. Al formulari s'ha de fer referència a altres membres del personal que viatgin amb la mateixa finalitat.
L'import de reemborsament aprovat es pot limitar a un import fix a criteri del degà, vicepresident o president.

B. Elaboració i distribució del formulari de sol·licitud de viatge

L'empleat prepara el formulari de sol·licitud de viatge i l'envia al seu supervisor perquè l'aprovi.
Si ho aprova el supervisor, el supervisor ha de remetre el formulari al degà o membre del gabinet, segons correspongui.
Si ho aprova el degà o membre del gabinet, el degà o membre del gabinet ha d'enviar el formulari a l'Oficina comercial perquè el validi l'oficial de comptes a pagar i/o el comptable de subvencions, si escau.

C. Formació del personal

La formació del personal sol·licitada per millorar les habilitats d'un empleat, mantenir les habilitats actuals en desenvolupaments tecnològics i/o obtenir coneixements/informació nova requereix l'aprovació prèvia del supervisor del membre del personal. Si es tracta d'un viatge, també s'ha de preparar un formulari de sol·licitud de viatge i presentar-lo per a l'aprovació d'acord amb aquest procediment. Com s'ha indicat anteriorment, es requereix un formulari de sol·licitud de viatge per als vehicles de lloguer i l'allotjament durant la nit, independentment del cost.

V. Transports

Sempre que sigui pràctic, s'espera que els viatgers utilitzin el mitjà de transport més econòmic. Els viatges administratius poden implicar l'ús d'un vehicle propi de la universitat, privat o llogat, un transport públic, un taxi o un servei de cotxe.

A. Vehicles universitaris
Els vehicles universitaris només es poden utilitzar per a viatges relacionats amb la universitat i no per a ús personal tret que ho aprovi específicament el Patronat. Els operadors han de complir amb totes les lleis i regulacions de vehicles aplicables, tenir una llicència de conduir vàlida i són personalment responsables de les multes per totes les infraccions del vehicle i les infraccions de moviment incorregudes durant o com a conseqüència de l'ús del vehicle de la Universitat.
Les gestions per reservar i recollir els vehicles del Col·legi s'han de fer amb les instal·lacions del Col·legi o l'Oficina de Seguretat. L'Oficina de Seguretat manté una llista de conductors autoritzats per a vehicles universitaris. Les despeses extraordinàries (per exemple, reparació de pneumàtics, reparació de peces de vehicles) durant l'ús del vehicle de la Universitat són reemborsables sempre que s'enviïn i s'aprovin amb una explicació escrita adequada i els rebuts.

B. Vehicles de propietat privada
Els membres del personal que utilitzin vehicles de propietat privada per a negocis oficials seran reemborsats pel quilometratge a la tarifa especificada per l'Internal Revenue Service (IRS). Les despeses dels peatges i les taxes d'aparcament es reemborsaran pel cost incorregut.

C. Vehicles de lloguer
Algunes circumstàncies inusuals, com ara la no disponibilitat de transport públic o la no viabilitat d'altres modes de viatge, poden requerir el lloguer d'un vehicle. En aquests casos, independentment del cost, l'empleat ha de proporcionar una justificació per escrit de l'ús d'un vehicle de lloguer al Formulari de sol·licitud de viatge abans de la data del viatge. La justificació ha de citar la necessitat del lloguer, indicar els motius pels quals no es disposa d'un altre transport o no es pot utilitzar, i inclourà el cost total estimat. L'homologació, si s'atorga, es limitarà al lloguer d'un vehicle econòmic o mitjà. Els vehicles de lloguer no han de tenir un cost superior a les tarifes vigents al mercat i les còpies originals de les lectures de l'odòmetre del contracte de lloguer al punt d'origen i al punt de retorn, i el comprovant del pagament, s'han d'adjuntar al xec de viatge per tal de fer-ho. per ser reemborsat.

D. Transportistes públics
Els desplaçaments d'anada i tornada a la destinació han de ser per la ruta més directa i econòmica. El reemborsament es basa en el cost real del viatge d'un transportista públic (per exemple, ferrocarril, autobús, avió). Els rebuts originals són necessaris per als viatges en tren i avió. S'utilitzarà l'autocar o la classe econòmica per als viatges en avió i tren.

E. Servei de Taxis i Aeroport
Es permeten els càrrecs de taxi necessaris, però només quan el transport públic no estigui disponible, sigui pràctic o en cas d'emergència. Els serveis de cotxe programats regularment es poden utilitzar des de la llar d'un empleat i l'aeroport, i des de l'aeroport i la destinació del viatge quan el transport públic no està disponible o és pràctic, i només si el servei de cotxe és menys costós que un taxi.

VI. Convencions, Conferències, Formacions del Personal, Tallers

A. Definició: Els viatges per conferències i convencions es defineixen com els viatges que no estan directament relacionats amb els deures i les responsabilitats de l'empleat, però que es fan per:

1. La millora de les competències professionals.
2. L'intercanvi d'informació, idees i metodologia.
3. Promoció de la imatge del Col·legi.

Els viatges fora dels Estats Units, independentment del cost, requereixen l'aprovació del degà, del vicepresident de la divisió i del president del col·legi.

B. Despeses: Per a convencions, conferències, entrenaments del personal, tallers, seminaris de formació i per a viatges que superin els períodes de 24 hores que requereixin allotjament durant la nit (incloses les situacions en què un paquet inclou l'allotjament i els àpats com a part integral de les activitats programades), els permesos ( GSA) els reemborsaments diaris (per contracte sindical) es limiten a despeses reals raonables.

C. Sortides d'un dia: Els àpats per a viatges d'un dia que no impliquin allotjament amb pernocta no es reemborsaran excepte en les circumstàncies en què el viatge pugui ser a localitats on els costos d'alimentació superin els del Col·legi o als voltants, o quan la durada d'una excursió d'un dia superi un jornada laboral típica.

D. Costos d'allotjament: Les despeses d'allotjament i àpats que formen part integrant de les activitats programades d'una conferència, convenció, formació del personal, etc. són totalment reemborsables. Els reemborsaments dels àpats es limiten al subsidi de menjar. Quan l'allotjament no és un component integral de l'esdeveniment, els empleats tenen dret al reemborsament d'una única habitació estàndard en un hotel de classe business.

E. Tarifes d'inscripció: Les taxes d'inscripció a convencions o tallers són reemborsables. Cal presentar els rebuts originals pagats per a la matrícula.

F. Despeses excloses

1. Viatge aeri de primera classe. Aquests allotjaments només es permeten quan els allotjaments menys costosos no estiguin disponibles o no siguin viables. Els viatges aeri de primera classe requereixen l'aprovació especial del president.
2. Despeses de caràcter personal com ara servei d'aparcador, entreteniment, begudes alcohòliques i altres càrrecs de naturalesa anàloga.
3. Multes per estacionament, infraccions de mudances o qualsevol despesa relacionada amb infraccions de les lleis aplicables mentre condueix un vehicle personal, de propietat universitaria o de lloguer.
4. Quan per conveniència personal del viatger o per l'obtenció d'un permís, es produeixi una interrupció del viatge o una desviació de l'itinerari més precís, el reemborsament permès no podrà superar el cost de la ruta més econòmica.
5. Només es permeten els allotjaments d'hotel a tarifes comercials superiors al mercat quan altres allotjaments no estiguin disponibles o no siguin pràctics tenint en compte l'itinerari de viatge de l'empleat. S'ha d'obtenir justificació i aprovació per escrit per al reemborsament. El president del Col·legi ha d'aprovar aquesta sol·licitud.

VII. Potents empleats i ponents convidats

Les despeses de viatge dels empleats potencials i dels ponents convidats s'han d'aprovar i reemborsar amb les mateixes condicions, limitacions i requisits dels membres del personal que viatgen per negocis de la universitat, tal com s'estableix en aquest procediment; tanmateix, els reemborsaments de viatge als possibles empleats i ponents convidats són discrecionals.

No s'autoritzarà el reemborsament de les despeses de mudança sense l'aprovació del Patronat.

El degà, el cap de departament o el president del comitè de cerca és responsable d'informar la persona sobre les polítiques i els procediments que regeixen els viatges, especialment pel que fa a les despeses cobertes i excloses, i sobre com obtenir el reemborsament dels costos de viatge. Pel que fa a les despeses admissibles, el procediment és el següent:

Tan bon punt s'hagi programat l'entrevista del candidat, el cap de departament o el president hauria de preparar un formulari de sol·licitud de viatge per obtenir l'aprovació requerida. El formulari de sol·licitud de viatge ha d'indicar el títol del lloc que s'entrevista.
Després de l'aprovació, el cap de departament o el president del comitè de cerca aconsellarà al candidat que sol·liciti a qualsevol hotel o altre proveïdor que proporcioni transport, allotjament o servei d'alimentació que li facturi directament al candidat. Cap empleat del Col·legi no hauria de pagar per serveis relacionats amb l'estada del candidat. El reemborsament es farà al candidat en un termini de dues (2) setmanes des de la presentació.
El cap de departament o el president obtindrà una llista detallada de tots els costos de viatge amb la signatura del candidat. L'enviament d'aquest formulari s'ha de fer immediatament a l'Oficina Comercial.
Cal preparar una factura i un formulari de comanda de compra independents per a cada candidat.

VIII. Reemborsament de les despeses de viatge

S'ha d'emplenar i enviar un val de reemborsament de viatge (apèndix B) en un termini de dues (2) setmanes després de la finalització de la conferència o el viatge. Els vals de despeses de viatge aprovats s'han d'enviar a la secció de Comptes a pagar de l'Oficina d'Empreses juntament amb tots els rebuts originals i documents de suport (certificat/full d'inici de sessió) per a totes les despeses sol·licitades per al reemborsament.

Les regulacions de l'IRS sobre viatges preveuen que qualsevol avançament en viatges no justificat dins dels seixanta (60) dies posteriors a la despesa podria donar lloc a ingressos imposables declarables al formulari W-2 de la persona que va rebre l'avançament.
El xec de reemborsament del viatge ha de contenir la informació següent:

1. El número de compte de deu dígits que s'està carregant.
2. Nom i adreça dels viatgers.
3. Formulari de sol·licitud de viatge aprovat (si escau).
4. La data del viatge, destinació, quilometratge, peatges i altres costos incorreguts.
5. Quan les despeses d'allotjament es comparteixin amb altres, aquest fet s'ha de fer constar al val. En aquests casos, el reemborsament es limita a la part proporcional dels costos del viatger.
6. Cost de quilometratge: Commutació per a finalitats comercials multiplicada per la taxa de quilometratge/reemborsament vigent per milla. Adjunteu els mapes/indicacions de Google o un document similar per donar suport al quilometratge recorregut.
7. El val s'ha d'aprovar, tal com s'ha indicat anteriorment.
8. Reemborsament parcial de les despeses de viatge: en alguns casos, els membres del personal sol·liciten el reemborsament d'una part de les despeses de viatge. En aquests casos, les despeses totals realitzades s'han de detallar al val, però només s'ha d'introduir l'import real sol·licitat al bloc "Total" i la frase "Demanar reemborsament només per" s'ha d'escriure/escriure al cos del val.
9. Els vals enviats a Comptes a pagar que no compleixin el procediment de reemborsament que s'estableix aquí i/o falten informació seran retornats al sol·licitant perquè els revisi.
10. Només es reemborsaran les despeses de viatge presentades amb còpies originals dels rebuts. Qualsevol justificant enviat sense els documents justificatius necessaris o còpies dels rebuts es retornarà a l'autor per completar/enviar la documentació requerida.
11. Els avançaments d'efectiu no gastats s'han de reemborsar a l'Oficina Comercial en efectiu o amb xec en un termini de seixanta (60) dies des de la finalització del viatge. Qualsevol avançament no gastat que no es torni dins d'aquest període de temps es tractarà com a ingressos imposables que es poden declarar al formulari W-2 d'acord amb la normativa vigent de l'IRS.

Formulari de sol·licitud de viatge

Aprovat pel Consell de Ministres: juliol de 2021
Política de la Junta relacionada: comptabilitat, reemborsament de viatges

Tornar a Policies and Procedures