Procediment de contractació

Procediments

I. INTRODUCCIÓ

L'objectiu del Procediment de Contractació és establir les directrius bàsiques per a tota contractació de béns i serveis que compleixin amb la legislació aplicable.

1. Compres inferiors al 20% del llindar d'oferta del Col·legi
   1. D'acord amb la NJSA 18A:64A-25.19, les adjudicacions de compres, contractes o acords que s'estima que siguin inferiors al vint per cent (20%) del llindar d'oferta actual del Col·legi (8,320 dòlars a partir de l'1 de juliol de 2023) es poden adjudicar a la sol·licitud d'un cita o proposta.
   2. Els venedors requereixen un certificat de registre d'empreses quan la compra superi el 15% del llindar d'oferta del Col·legi (6,240 dòlars a partir de l'1 de juliol de 2023) i els serveis s'estan realitzant a Nova Jersey. NJSA 52:32-44, et seq.
   3. Es requereix l'aprovació del cap d'oficina/unitat i/o del vicepresident de departament per a la sol·licitud de compra.
2. Entre el 20% del llindar d'oferta de la universitat i 17,499 $
   1. D'acord amb la NJSA 18A:64A-25.19, s'han de sol·licitar un mínim de dues (2) cotitzacions, sempre que sigui possible, abans de l'adjudicació de la compra. L'adjudicació del contracte s'efectuarà sobre la base de la cotització responsable més baixa rebuda que sigui més avantatjosa per al Col·legi, el preu i altres factors considerats. Si l'adjudicació no s'atorga al venedor que ofereix la cotització més baixa, s'ha d'arxivar una declaració d'explicació dels motius amb aquesta compra. Per pràctica universitària, s'han d'obtenir tres (3) pressupostos si és possible.
      
      1. Sempre que es requereixin múltiples pressupostos, l'oficina/unitat individual és responsable de sol·licitar les múltiples ofertes. L'Oficina de Compres treballarà amb l'oficina/unitat per ajudar a localitzar possibles proveïdors alternatius quan sigui necessari.
   2. Les exempcions addicionals del procés de cotització múltiple inclouen l'ús de contractes estatals (NJSA 18A:64A-25.9), la compra conjunta amb altres col·legis del comtat, municipis o comtats dins dels quals es troba el col·legi del comtat, institucions d'ensenyament superior o altres unitats de govern d'acord amb a la Llei de contractes públics locals (NJSA 18A:64A-25.10), sistemes de preus cooperatius establerts per les lleis de Nova Jersey (NJSA 18A:64A-25.11a (a)) i acords de compra cooperativa reconeguts i acceptats a nivell nacional (NJSA 18A). : 64A-25.11a (b)).
   3. Els factors que es poden considerar si s'adjudica les cotitzacions no més baixes inclouen, entre d'altres:
      
      1. Experiència prèvia (inclosa experiència prèvia amb HCCC)
      2. referències
      3. Ubicació (sempre que la proximitat física del venedor sigui necessària per a la compra o execució eficient i econòmica del contracte)
   4. Es requereix l'aprovació del cap d'oficina/unitat i/o del vicepresident de departament per a la sol·licitud de compra.
3. Entre 17,500 dòlars i el llindar d'ofertes de la universitat: procés just i obert
   1. En lloc de la sol·licitud de pressupostos múltiples d'acord amb la NJSA 18A:64A-25.19, el Col·legi pot utilitzar un procés just i obert per a compres entre 17,500 dòlars i el llindar d'oferta del Col·legi. Això implica publicar una Sol·licitud de Propostes (RFP) al lloc web del Col·legi durant un mínim de deu (10) dies. El contracte es pot adjudicar sobre la base de la proposta de resposta responsable més baixa rebuda que sigui més avantatjosa per al Col·legi, el preu i altres factors considerats. Si l'adjudicació no s'adjudica al venedor que fa la proposta més baixa, s'ha d'arxivar una declaració explicativa dels motius amb aquesta compra.
   2. No es requereix una certificació de divulgació d'entitats empresarials (BEDC) quan s'utilitza un procés just i obert mitjançant la publicació de la RFP al lloc web de la universitat.
   3. Les exempcions addicionals del procés de cotització múltiple inclouen l'ús de contractes estatals (NJSA 18A:64A-25.9), la compra conjunta amb altres col·legis del comtat, municipis o comtats dins dels quals es troba el col·legi del comtat, institucions d'ensenyament superior o altres unitats de govern d'acord amb a la Llei de contractes públics locals (NJSA 18A:64A-25.10), sistemes de preus cooperatius establerts per les lleis de Nova Jersey (NJSA 18A:64A-25.11a (a)) i acords de compra cooperativa reconeguts i acceptats a nivell nacional (NJSA 18A). : 64A-25.11a (b)).
   4. Per a la sol·licitud de compra cal l'aprovació del cap d'oficina/unitat, vicepresident de departament, director financer o delegat.
4. Entre 17,500 dòlars i el llindar d'oferta de la universitat: procés no just i obert
   1. D'acord amb la NJSA 18A:64A-25.19, s'han de sol·licitar un mínim de dues (2) cotitzacions, sempre que sigui possible, abans de l'adjudicació de la compra. L'adjudicació del contracte s'efectuarà sobre la base de la cotització responsable més baixa rebuda que sigui més avantatjosa per al Col·legi, el preu i altres factors considerats. Si l'adjudicació no s'atorga al venedor que ofereix la cotització més baixa, s'ha d'arxivar una declaració d'explicació dels motius amb aquesta compra. Per pràctica universitària, s'han d'obtenir tres (3) pressupostos sempre que sigui possible.
   2. Es requereix una certificació de divulgació d'entitats empresarials (BEDC) per adjudicar un contracte als venedors quan se segueix un procés obert i no just. Els sistemes de gestió de contractes Colleague i Bonfire emmagatzemaran tots els BEDC.
   3. Es requereix una resolució d'adjudicació del Patronat per a totes les compres sota el llindar d'oferta del Col·legi, tret que hi hagi una resolució del Patronat que aprovi l'autoritat perquè l'agent contractant adjudiqui contractes fins a l'import del llindar de l'oferta. El director de Contractes i Adquisicions ha rebut l'autoritat per adjudicar contractes al llindar de l'oferta (41,600 dòlars a l'1 de juliol de 2023). NJSA 18A:64A-25.3 (vegeu més explicació a continuació).
   4. Les exempcions del requisit de sol·licitar pressupostos múltiples són les mateixes que les anteriors.
   5. Per a la sol·licitud de compra cal l'aprovació del cap d'oficina/unitat, vicepresident de departament, director financer o delegat.
5. Compres inferiors al llindar d'oferta del Col·legi - Resolució per la qual s'autoritza el director de Contractes i Adquisicions a adjudicar contractes sota el llindar d'oferta
   1. D'acord amb la NJSA 18A:64A-25.3, les compres, contractes o acords per a la realització de qualsevol obra o el subministrament o lloguer de materials o subministraments, el cost o preu dels quals no superi el llindar d'oferta d'una universitat, es poden fer, negociar i adjudicat per un agent de contractació, quan així ho autoritzi per resolució del Patronat, sense publicitat pública de les licitacions i licitació per tant. El director de Contractes i Adquisicions ha de seguir els procediments de la Llei de Contractes dels Col·legis Comarcals a l'hora d'adjudicar els contractes. Per pràctica universitària, s'han d'obtenir tres (3) pressupostos sempre que sigui possible.
   2. Cal sol·licitar diverses cotitzacions tret que existeixi una exempció. Les exempcions per a la sol·licitud de cotitzacions són les mateixes que les anteriors.
   3. Per a la sol·licitud de compra es requereix l'aprovació del Consell de Síndics i del Director de Contractes i Adquisicions.
6. Compres iguals o superiors al llindar d'oferta
   1. Els articles amb un valor superior al llindar d'oferta del Col·legi s'anunciaran i licitaran públicament, tret que estiguin exempts d'acord amb l'article 18A:64A-25.5 o una altra llei, i s'hauran de complir amb la Política de Play-to-Play 6.4. El director de Contractes i Adquisicions elaborarà el plec de condicions o una sol·licitud de propostes, si escau, amb el director del Departament i/o el director financer o la persona designada. Les adquisicions exemptes d'ofertes (excepte els serveis professionals) encara requereixen la sol·licitud de pressupostos múltiples d'acord amb la NJSA 18A:64A-25.5.
   2. La llista d'excepcions de licitació pública es troba a NJSA 18A:64A-25.5. i incloure el següent:
      1. Serveis professionals;
      2. Serveis extraordinaris no especificables ("EUS") i productes que no es poden descriure raonablement mitjançant especificacions escrites, subjectes, però, a procediments coherents amb les licitacions públiques sempre que sigui possible;
      3. Materials o subministraments que no estan disponibles a més d'un venedor, inclosos, sense limitació, materials o subministraments patentats o amb drets d'autor;
      4. Treball realitzat pels empleats d'HCCC;
      5. Impressió d'avisos legals i documents utilitzats en procediments judicials;
      6. Llibres de text, material bibliotecari i serveis bibliotecaris especialitzats;
      7. Subministraments i serveis d'alimentació, inclosos els subministraments d'aliments i els contractes de gestió de centres d'estudiants, menjadors i cafeteries;
      8. Serveis realitzats per una empresa d'utilitat pública sotmesa a la jurisdicció de la Junta de Serveis Públics (BPU), d'acord amb les tarifes i tarifes aprovats per la BPU;
      9. Servei de reparació d'equips si té la naturalesa d'un EUS, incloses les peces necessàries;
      10. Maquinària o equips especialitzats de caràcter tècnic que no permetran raonablement l'elaboració de plecs i la seva contractació, sense publicitat d'interès públic;
      11. Assegurança, incloent serveis de cobertura i consultoria, que s'ha de contractar d'acord amb els requisits d'un EUS;
      12. Publicació d'avisos legals en diaris, tal com exigeix ​​la llei;
      13. Adquisició d'artefactes o altres elements de caràcter intrínsec, artístic o històric únic;
      14. Recaptació de les quantitats pendents dels préstecs estudiantils, inclosos, entre d'altres, els préstecs federals per a estudiants;
      15. Serveis de consultoria professional;
      16. Entreteniment, incloses, sense limitació, presentacions teatrals, concerts de bandes i altres, pel·lícules i altres produccions audiovisuals;
      17. Contractes que utilitzen fons creats per les taxes d'activitats estudiantils cobrades o recaptats pels estudiants, no sota el control directe de la universitat i gastats per organitzacions estudiantils;
      18. Impressió, incloent, sense limitacions, catàlegs, anuaris i anuncis de cursos;
      19. Proporcionar béns o serveis per a l'ús, suport o manteniment de maquinari d'ordinador, perifèrics de programari i desenvolupament de sistemes propis per al maquinari;
      20. Contractació de personal i publicitat, inclosa, entre d'altres, la publicitat que sol·liciti la inscripció d'estudiants;
      21. Materials educatius, llibres, roba, etc. comprats per una llibreria de la universitat del comtat, o per una empresa de serveis o gestió sota contracte amb una universitat del comtat per operar una llibreria de la universitat del comtat;
      22. Compra o lloguer de gorres i bates de graduació i certificats o plaques de premi;
      23. Despeses de viatge o conferències;
      24. Articles disponibles dels venedors a costos inferiors al preu del contracte estatal per al mateix producte o servei, que compleixi o superi els termes o condicions del contracte estatal;
      25. Compres fetes o celebrades amb els Estats Units, l'estat de Nova Jersey, un comtat o municipi o qualsevol junta, organisme o funcionari, agència o autoritat o qualsevol altre estat o subdivisió d'aquests.
   3. Les excepcions addicionals a les licitacions públiques inclouen l'ús de contractes estatals (NJSA 18A:64A-25.9), compres conjuntes amb altres col·legis del comtat, municipis o comtats dins dels quals es troba el col·legi del comtat, institucions d'ensenyament superior o altres unitats de govern d'acord amb el la Llei de contractes públics locals (NJSA 18A:64A-25.10), els sistemes de preus cooperatius establerts segons les lleis de Nova Jersey (NJSA 18A:64A-25.11a (a)) i els acords de compra cooperatius reconeguts i acceptats a nivell nacional (NJSA 18A: 64A-25.11a (b)).
   4. S'ha de considerar un procés just i obert per a les contractacions exemptes d'oferta per evitar la necessitat d'obtenir un certificat de divulgació de l'entitat empresarial.
   5. Els tercers que redacten o col·laboren en l'elaboració del plec de condicions o de la sol·licitud de proposicions no poden licitar ni presentar una proposta per al mateix contracte.
   6. L'adjudicació del contracte públic que requereixi anunci públic d'ofertes l'adjudicarà el Patronat al millor licitador responsable. NJSA 18A:64A-25.19.
   7. Serveis professionals:
      1. D'acord amb la NJSA 18A:64A-25.5 (a) (1), els contractes l'objecte dels quals consisteix en serveis professionals estan exempts de licitació pública.
      2. D'acord amb la NJSA 18A:64A-25.19, no calen ofertes múltiples per als contractes de serveis professionals.
      3. No cal un BEDC si s'utilitza un procés just i obert per obtenir un contracte de servei professional.
      4. Els serveis professionals es defineixen com “els serveis prestats o realitzats per una persona autoritzada per llei per exercir una professió reconeguda i l'exercici de la qual està regulat per llei i la prestació dels quals requereix coneixements de tipus avançat en un camp d'aprenentatge adquirit per una formació formal prolongada. curs d'ensenyament i estudi especialitzats a diferència de la instrucció acadèmica general, l'aprenentatge o la formació. També s'entén per serveis professionals els serveis prestats en la realització d'un treball de caràcter original i creatiu en un àmbit reconegut de l'activitat artística.
   8. Compres d'emergència:
      1. D'acord amb la NJSA 18A:64A-25.6, qualsevol compra es pot fer, negociar o adjudicar pel Col·legi sense publicitat pública per a les ofertes, quan una emergència que afecti la salut, la seguretat o el benestar dels ocupants de la propietat de la universitat requereixi el lliurament immediat dels materials. o subministraments o la realització de l'obra.
      2. S'ha de presentar al Director de Contractes i Adquisicions una sol·licitud per escrit per a la compra, per part de l'empleat responsable de l'edifici, instal·lació o equip on s'ha produït l'emergència, en la qual es descriu la naturalesa de l'emergència, el moment en què es va produir i el necessitat d'invocar l'excepció de compra d'emergència. El president i el director de Contractació i Adquisició estan autoritzats a adjudicar un contracte de compra si el director està convençut que existeix l'emergència.
      3. En el lliurament de l'obra, els materials o els subministraments, el contractista tindrà dret a ser remunerat i el Col·legi estarà obligat al pagament.
      4. No calen pressupostos múltiples per a compres d'emergència.
   9. Per a la sol·licitud de compra cal l'aprovació del cap d'oficina/unitat, vicepresident de departament, director financer o delegat.
7. Execució de Contractes
   1. Tots els contractes s'enviaran al Director de Contractes i Adquisicions perquè els revisi conjuntament amb l'Advocat Jurídic del Col·legi. Els contractes són revisats pel CFO i s'envien al President o a la seva persona designada per signar-los.
   2. Els Caps d'Oficina/Unitat no estan autoritzats per executar contractes.
   3. El Director de Contractes i Adquisicions pot executar contractes que estiguin sota l'autoritat del Director emès pel Patronat (contractes sota el llindar d'oferta).
   4. Per a la sol·licitud de compra, cal l'aprovació del president, director financer i/o director de Contractes i Adquisicions.
8. Equips informàtics: maquinari i programari
   1. El CIO treballarà amb el Director de Contractes i Adquisicions per adquirir totes les sol·licituds d'equips ITS per al Col·legi.
   2. Un formulari de justificació de l'equip ha de ser emplenat i autoritzat per totes les parts. Un cop aprovat el formulari de justificació, el Departament ha d'emplenar una sol·licitud.
   3. L'ordre de compra s'emetrà un cop s'aprovi la sol·licitud i s'enviarà al venedor.
   4. El departament informàtic rebrà, configurarà i instal·larà l'equip.
   5. Per a la sol·licitud de compra es requereix l'aprovació del vicepresident de divisió, CFO, CIO i/o director de Contractes i Adquisicions.
9. Diversitat de proveïdors
   1. Anunci d'ofertes i sol·licitud de propostes ("RFP")
      1. El departament de compres anuncia ofertes i sol·licituds de propostes al lloc web del Col·legi per a totes les empreses locals i diverses al procés de licitació justa i oberta.
      2. Alertes de compres Empreses propietat de dones (WBE), empreses propietat de minories (MBE), empreses de propietat de veterans (VBE o VOSB), empreses propietat de persones econòmicament desfavorides (DBE) i empreses propietat de persones LGBT (LGBTBE) quan es facin ofertes. disponible per assegurar diferents enviaments.
      3. Revisa les ofertes per garantir que es compleixen les especificacions per a persones amb discapacitat.
      4. Investigueu si els venedors enviats s'apliquen a un grup de diversitat de proveïdors.
   2. Participació del grup de diversitat
      1. Prioritza diversos proveïdors verificats per contractes estatals i cooperatives.
      2. Director o Contractes i Adquisicions participa en nombrosos grups de diversitat, així com en grups de compra conjunta, per obtenir informació sobre diverses empreses de diferents ètnies per diversificar el poder adquisitiu.
      3. Continueu la pertinença al Consell de diversitat de proveïdors minoritaris de Nova York/Nova Jersey, que proporciona llistats de proveïdors minoritaris certificats.
      4. Els venedors es van reunir assistint a diverses conferències, seminaris i tallers centrats en la diversitat de proveïdors, juntament amb el departament d'equitat i inclusió de la diversitat, el comtat d'Hudson, la ciutat de Jersey i les organitzacions de diversitat estatal.

Aprovat: març de 2022
Aprovat per: Gabinet
Categoria: Compres
Subcategoria: Contractació
Revisió prevista: març de 2024
Departament responsable: Finances

Tornar a Policies and Procedures