Política d'Enginyeria i Operacions

 

PROPÒSIT

L'objectiu d'aquesta política sobre Enginyeria i Operacions és garantir una gestió eficaç i eficient de les instal·lacions existents, maximitzar la inversió i la iniciativa en la planificació de noves infraestructures d'instal·lacions als campus i proporcionar un entorn segur per a la comunitat universitària.

POLÍTICA

Les instal·lacions són un actiu important del Col·legi. El Col·legi i el seu Patronat ("Junta") es comprometen a proporcionar entorns nets, segurs i ben cuidats que fomenten l'educació, l'ocupació i donen suport a les activitats diàries en la vida del Col·legi.

El Consell delega al President la responsabilitat de desenvolupar els procediments d'Enginyeria i Operacions. L'Oficina d'Enginyeria i Operacions serà l'encarregada d'implementar la política.

Aprovat: agost de 2022
Aprovat per: Patronat
Categoria: Enginyeria i Operacions
Revisió prevista: agost de 2024
Oficina(s) responsable(s): Finances

 

Procediments

Procediment d'operacions de manteniment, reparació i alteracions

I. Introducció

L'objectiu d'aquest procediment és establir les directrius bàsiques per a les responsabilitats institucionals i departamentals relatives al manteniment, reparació i modificació de les instal·lacions de la universitat. Per garantir el compliment dels estàndards HCCC i els requisits reglamentaris de salut i seguretat, el Col·legi empra un personal professional d'enginyeria i operacions dedicat a la planificació, construcció i operació eficaç de totes les instal·lacions del campus.

Llevat que s'autoritzi el contrari en aquest procediment, les instal·lacions que treballen als campus de Jersey City i Union City són gestionades per l'Oficina d'Enginyeria i Operacions. Les persones que vulguin realitzar treballs en les instal·lacions han de consultar el personal adequat en aquests llocs. Qualsevol treball de les instal·lacions autoritzat pels administradors de l'edifici ha d'ajustar-se als codis locals i als estàndards HCCC.

Tot el treball de les instal·lacions s'ha de dur a terme d'acord amb el Títol II i els estàndards de disseny accessible/ADA. A l'efecte d'aquest procediment, s'entén per "treball d'instal·lacions" qualsevol obra que modifiqui els edificis o els terrenys del campus, com ara la substitució, la reubicació, l'eliminació o la pintura de portes, parets, finestres, prestatgeries o paviments; l'alteració o penetració de passadissos o sostres; afegir o dividir l'espai existent; i treballar en qualsevol sistema de serveis públics de l'edifici, entre d'altres.

II. Responsabilitats institucionals

El Col·legi ofereix serveis bàsics d'instal·lacions, com ara serveis de custòdia, eliminació de residus, reciclatge i manteniment i reparació d'edificis, a través de l'Oficina d'Enginyeria i Operacions (OEO). El Col·legi també té finançament per a petites reparacions i millores, que cobreixen projectes bàsics de renovació i seguretat d'edificis.

  1. Oficina d'Enginyeria i Operacions
    1. La missió principal de l'OEO és realitzar els serveis essencials de manteniment, reparació i alteracions menors necessaris per fer i mantenir els campus del Col·legi operatius, segurs i d'acord amb els requisits legals establerts a la llei o el codi i les normes HCCC.
  2. Sol·licituds i finalització del servei d'enginyeria i operacions
    1. Les sol·licituds de serveis OEO s'han d'enviar completant una sol·licitud/ordre de treball en línia. Quan es rebi una sol·licitud, OEO assignarà un número d'ordre de treball i programarà el treball en conseqüència.
    2. L'OEO programarà les ordres de treball per complir amb el requisit d'una data i una hora de finalització especificades i notificarà als departaments si els serveis no es poden executar tal com es demana. Si no s'especifica una data de finalització, les ordres de treball es programaran en l'ordre rebuda.
    3. Les consultes sobre les ordres de treball en procés s'han de fer per telèfon a l'OEO a l'extensió 4048 o per correu electrònic a gacostaFREEHUDSONCOUNTYCOMMUNITY COLLEGE. Es requerirà el número d'ordre de treball per poder respondre qualsevol consulta.
    4. Si es determina que la sol·licitud és imputable a comptes diferents del pressupost operatiu de l'OEO, es notificarà per escrit al contacte del departament i se li proporcionarà un número d'ordre de treball i la proposta de pressupost dels serveis. Les estimacions no són vinculants i tenen l'objectiu d'ajudar a determinar si s'autoritza l'OEO a continuar amb el treball. Si el departament sol·licitant desitja que s'executi l'ordre de treball, ha de respondre per escrit a l'OEO i procedir al procés de contractació establert. Quan es realitzi el servei, l'OEO tramitarà una factura contra l'Ordre de Compra emesa.
  3. Planificació, Disseny i Construcció
    1. L'OEO facilita les millors pràctiques en el desenvolupament, la gestió i la construcció de projectes per al Col·legi i ofereix una guia completa relacionada amb l'entorn construït de la institució. Això inclou la planificació mestra d'HCCC, la programació, el desenvolupament del disseny, els esforços de construcció i les millors pràctiques de disseny. Abans d'iniciar una sol·licitud de projecte, les persones han de consultar amb l'administrador del departament adequat per determinar les polítiques i els procediments específics del departament per sol·licitar el treball de les instal·lacions.

III. Responsabilitats de la unitat relacionades amb l'ús dels edificis

Els degans, directors i caps d'unitat són els responsables de garantir que l'espai s'utilitza per a les finalitats assignades i s'utilitza de manera que es promogui la seguretat de tots els qui utilitzen o visiten les instal·lacions. Tots els membres de la comunitat universitària tenen la responsabilitat de tractar les instal·lacions del campus amb cura; per evitar qualsevol acció que creï condicions perilloses, perilloses, insegures o no saludables; i informar de les condicions que puguin complir. El Col·legi depèn del personal i dels supervisors per informar i educar els estudiants, el professorat, el personal i els visitants de les instal·lacions sobre el seu ús. Les responsabilitats del departament inclouen:

  • Autoritzar l'accés a l'espai en zones restringides o segures i fora de l'horari;
  • Identificar les responsabilitats de la unitat per a l'emmagatzematge, la manipulació i l'eliminació segurs de materials perillosos; i
  • Seguint totes les polítiques i procediments d'HCCC per a alteracions, manteniment i reparació de les instal·lacions.

IV. Personal de Manteniment del Departament

  1. Les oficines, principalment unitats autosuficients (com FLIK, Llibreria, etc.) que tinguin o pretenguin disposar de personal contractat específicament per a tasques de manteniment departamental i petites alteracions han de tenir un memoràndum d'entesa amb OEO. Aquests acords s'han de revisar periòdicament per garantir que el treball realitzat per aquestes unitats no superi el que es pot fer amb seguretat i d'acord amb els codis normatius aplicables. Aquests acords no neguen la responsabilitat del departament de complir amb les normes HCCC; normatives mediambientals, de seguretat i de salut; i procediments d'autorització.

V. Assignació d'espais d'oficina

  1. L'objectiu del Procediment i Directrius per a l'assignació d'espais d'oficines és garantir un procés transparent i just per a l'assignació d'espais d'oficines i establir prioritats per a l'assignació d'oficines. L'espai és un recurs universitari limitat; en conseqüència, s'ha de gestionar de manera responsable i de manera que afavoreixi l'avenç de la missió i les prioritats estratègiques del col·legi. Cal mantenir la flexibilitat per abordar els canvis de funció, currículums, programes i tecnologies. En conseqüència, s'ha establert un marc global d'assignació i gestió de l'espai, inclòs l'espai d'oficines, per aconseguir la millor utilització i respostes a les necessitats actuals i emergents. El Col·legi està compromès amb un procés just i transparent per a totes les assignacions d'espai d'oficines. L'assignació de l'espai d'oficines la gestiona l'Oficina d'Enginyeria i Operacions. Les sol·licituds seran coordinades amb els usuaris potencials pel director executiu d'Enginyeria i Operacions i aprovades pel membre del gabinet corresponent. Els moviments d'oficina dins d'una divisió o unitat no requereixen aprovació addicional.
  2. directrius
    1. Les assignacions espacials es basen en la missió del Col·legi, els valors fonamentals i les direccions estratègiques.
    2. Tot el professorat i el personal disposarà d'un espai d'oficina o espai de treball adequat al tipus de treball que desenvolupi. Quan sigui possible, el professorat i el personal que interactuen regularment amb els estudiants haurien de tenir accés a un espai privat per reunir-se amb els estudiants.
    3. L'espai d'oficines és una propietat universitària que s'assignarà a una unitat o divisió determinada, segons estigui disponible, de la manera que millor avança les prioritats de la universitat. Cap unitat o divisió és "propietària" de l'espai que li ha estat assignat. Les decisions finals sobre l'assignació d'espais d'oficines dins d'una divisió determinada corresponen al vicepresident o degà de la divisió corresponent. En situacions en què l'espai d'oficines es comparteix entre diferents unitats o divisions, els vicepresidents i els degans que representen aquestes unitats o divisions han de determinar mútuament com s'utilitzarà l'espai. Cada unitat o divisió ha de gestionar les seves necessitats d'espai d'oficines dins de l'espai que s'ha assignat a la unitat o divisió en cada moment.
    4. L'espai d'oficines, com tots els recursos d'espai universitari, s'hauria de desplegar de la manera més eficient i eficaç possible per servir millor els objectius programàtics i estratègics.
    5. Es fomenten les oficines compartides i les oficines obertes sempre que sigui possible per utilitzar de manera eficient l'espai limitat del campus.
    6. L'espai d'oficines que s'ha assignat a una unitat o divisió es pot reassignar a una altra unitat en resposta a les necessitats i prioritats de la universitat.
    7. L'espai d'oficines desocupat a causa d'una reducció substancial de la mida del programa, la reducció de la força de treball o l'eliminació del programa torna a la piscina d'espais universitaris.
    8. L'espai d'oficines desocupat a causa del trasllat d'una unitat a un altre edifici, pis o suite torna a la piscina de l'espai universitari.
    9. Quan s'hagi de reassignar l'espai, s'avisarà i es consultarà prèviament tots els afectats.
  3. Prioritats d'assignació d'espais d'oficina
    1. Professorat, professorat i personal a temps complet de la unitat, que requereixen un alt nivell de privadesa per treballar en qüestions confidencials o reunir-se amb estudiants, personal i altres; es tindrà en compte el rang/antiguitat.
    2. Les oficines poden ser privades, compartides, obertes o en cubicles segons convingui i estiguin disponibles. S'ha de proporcionar un espai privat per reunir-se amb els estudiants a aquells que no tinguin oficines privades assignades.
    3. Cada divisió o unitat hauria d'articular les mides i tipus d'oficina recomanades per a les seves necessitats individuals. Per a les oficines actuals, els tipus i mides necessàriament variaran d'aquestes recomanacions a causa de les configuracions existents de l'edifici i la disponibilitat d'espais adequats.
    4. Les oficines s'assignaran en funció de la necessitat, disponibilitat i idoneïtat per a l'ús previst.
    5. No es permet l'assignació de diverses oficines per al professorat i el personal tret que hi hagi una necessitat demostrada. En aquestes circumstàncies, es pot assignar a un professor o membre del personal una oficina secundària (idealment en un acord compartit), sempre que no es trobi al mateix edifici/campus que l'oficina principal. Totes les decisions relacionades amb múltiples oficines es prendran cas per cas i requereixen l'aprovació del vicepresident/degà corresponent, en consulta amb el gabinet.
    6. El professorat i el personal a temps parcial s'haurien d'assignar espai d'oficina en un acord d'oficina compartida sempre que sigui possible.
    7. Cada unitat ha de garantir que totes les oficines estiguin ocupades. Quan les oficines es deixen desocupades durant períodes de temps significatius, com ara durant els anys sabàtics o altres permisos, les unitats haurien d'utilitzar aquests espais per alleujar les necessitats urgents d'espai. Si un espai d'oficina roman infrautilitzat durant un període superior a un any, es pot exigir a la unitat o divisió que aporti una justificació per mantenir l'ús de l'espai.
    8. El professorat i el personal emèrits/jubilats poden disposar d'oficines compartides si hi ha espai disponible dins d'una unitat i continuen involucrats en les activitats de la unitat. Aquestes oficines compartides tenen la intenció de permetre a una persona mantenir el contacte amb la seva unitat, disciplina, col·legues i la comunitat universitària en general.
    9. Quan sigui possible i les unitats vulguin consolidar les assignacions d'espai per raons d'interacció acadèmica i d'eficiència administrativa, es proporcionaran espais contigus.
    10. El cap de la unitat o divisió ha de fer una avaluació periòdica de l'assignació d'espais d'oficines per assegurar-se que tot l'espai d'oficines s'utilitza amb la màxima funcionalitat i eficiència.
    11. L'Oficina d'Enginyeria i Operacions mantindrà els informes oficials d'inventari d'espais que registren totes les assignacions d'espai d'oficines.
    12. Per donar suport a un registre precís i complet de les assignacions d'espai, les unitats o divisions verificaran amb les instal·lacions anualment/periòdicament les assignacions d'espai d'oficines i els noms del personal assignat a ocupar sales específiques.
    13. El Gabinet sol·licitarà periòdicament a la Direcció d'Instal·lacions que avaluï i analitzi l'adequació de l'assignació d'espais d'oficines d'una unitat en funció de criteris com ara el nombre i tipus de personal, la ubicació, la disposició funcional i els canvis en les necessitats programàtiques.
    14. L'espai d'oficines no es pot assignar a organitzacions fora del campus sense l'aprovació prèvia del cap de divisió corresponent en col·laboració amb el Gabinet.
  4. Criteris per als canvis i assignacions d'espai d'oficines
    1. Criteris principals: els següents es consideren criteris principals dels sol·licitants per ordre d'importància per a una nova assignació d'espai o canvis en l'assignació d'espai:
      • Seguretat
      • Allotjament mèdic o ADA
      • Nou contractat
      • Necessitats laborals funcionals
      • Eficiència operativa pel que fa al Pla Estratègic Mestre Acadèmic de la universitat i/o a la missió o reestructuració de la divisió o departament.
    2. Criteris secundaris: els següents es consideren criteris secundaris dels sol·licitants per a l'assignació d'espais nous o canvis en l'assignació d'espais.
      • Situació Laboral
      • Reclutament
      • Retenció
      • Durada del servei
      • Assumptes relacionats amb el personal
    3. Si es determina que una sol·licitud d'assignació d'espai no compleix els criteris exigits, serà denegada. En cas de denegació d'una sol·licitud, es pot recórrer davant el membre del gabinet corresponent. El recurs s'ha de fer per escrit, exposant detalladament com la sol·licitud compleix tots els requisits per a l'aprovació i per què s'ha d'aprovar la sol·licitud. El membre del gabinet corresponent consultarà amb les parts corresponents i podrà anul·lar la sol·licitud denegada o conservar la denegació. Aquesta decisió es pot discutir amb el Consell de Ministres en el seu conjunt abans de prendre una decisió. La decisió del membre del gabinet és inapel·lable.

Aprovat per: Gabinet
Política de la Junta relacionada: Política d'Enginyeria i Operacions

Tornar a Policies and Procedures