Aprovat pel Consell del Departament de Comptabilitat

POLÍTICA DE COMPTES PER COBRAR

Propòsit
L'objectiu d'aquesta Política de comptes a cobrar és garantir la gestió eficient i eficaç de la recaptació de tots els comptes a cobrar de l'Hudson County Community College ("College") i establir un sistema de controls interns per gestionar el procés de comptes a cobrar.

Política
Els comptes a cobrar són un actiu important per al Col·legi. El Col·legi i el seu Patronat ("Junta") es comprometen a gestionar de manera eficient i eficaç el cobrament de tots els crèdits al Col·legi. Els comptes a cobrar inclouen qualsevol obligació derivada de transaccions de consum o financeres amb el Col·legi, incloses, entre d'altres, la matrícula dels estudiants, les taxes, els cursos de matrícula oberta de formació continuada, així com la venda de productes i serveis.
El Consell delega al President la responsabilitat de desenvolupar procediments i un sistema de control intern per gestionar el procés de comptes a cobrar, inclosos els procediments per abordar la matrícula i les taxes, les opcions de pagament, els pagaments, la facturació dels estudiants, els cobraments, les baixes administratives, els requisits per a la col·locació. conserva els expedients dels estudiants, els reemborsaments, el formulari 1098-T i les declaracions de matrícula. L'Oficina Financera serà l'encarregada d'implementar la política.

Aprovat: juny de 2021
Aprovat per: Patronat
Categoria: Comptabilitat
Subcategoria: Comptes a cobrar
Revisió prevista: juny de 2024
Oficina(s) responsable(s): Finances

POLÍTICA DE PRESUPPOSTACIÓ

Propòsit
L'objectiu d'aquesta Política de Pressupostos és descriure el procés de pressupost anual. El pressupost del Col·legi s'elabora anualment i està dissenyat per permetre al Col·legi tenir un control financer sobre els ingressos del Col·legi, mentre que les despeses s'estimen en funció de les despeses de l'any fiscal anterior i de qualsevol despesa prevista per a les activitats planificades.

Política
El pressupost anual del Col·legi és revisat i aprovat pel Patronat. El pressupost es pot basar en la matrícula i les taxes, els crèdits estatals, els crèdits del comtat i altres fonts d'ingressos. El Consell delega al President la responsabilitat d'elaborar procediments i directrius per a l'aplicació d'aquesta política. L'Oficina Financera vetllarà pel compliment d'aquesta política en totes les actuacions pertinents.

Aprovat: juny de 2021
Aprovat per: Patronat
Categoria: Finances i Comptabilitat
Subcategoria: Pressupost
Revisió prevista: juny de 2024
Oficina(s) responsable(s): Finances

POLÍTICA D'IMMOBILITZACIÓ

Propòsit
L'objectiu d'aquesta Política d'actius fixos és complir els requisits legals dels Principis de comptabilitat generalment acceptats (GAAP) establerts per la Junta de Normes de Comptabilitat del Govern (GASB).

Política
El Col·legi i el seu Patronat ("Junta") es comprometen a mantenir un registre precís dels actius fixos. El Col·legi elabora els estats financers d'acord amb els principis de comptabilitat generalment acceptats (GAAP). Les regulacions governamentals exigeixen registrar i mantenir els registres dels actius, inclosos els costos d'adquisició, l'amortització i la disposició dels actius. Tots els actius que compleixin el requisit d'actius fixos es consideraran actius a llarg termini i es gestionaran segons les normes GAAP.
El Consell delega al President la responsabilitat d'elaborar procediments i directrius per a l'aplicació d'aquesta política. L'Oficina Financera vetllarà pel compliment d'aquesta política en totes les actuacions pertinents.

Aprovat: juny de 2021
Aprovat per: Patronat
Categoria: Comptabilitat
Subcategoria: Immobilitzat
Revisió prevista: juny de 2024
Oficina(s) responsable(s): Finances

POLÍTICA DE REEMBORSAMENT DE VIATGES

Propòsit
L'objectiu d'aquesta Política de reemborsament de viatges és establir les directrius de la política de reemborsament de viatges dels empleats de l'Hudson County Community College ("Col·legi") per a les despeses raonables i necessàries incorregudes en relació amb els viatges de negocis aprovats.

Política
El Col·legi i el seu Patronat ("Junta") es comprometen a garantir que el personal i els membres del professorat que viatgen per negocis oficials del Col·legi tinguin la mateixa cura a l'hora d'incórrer en despeses que faria una persona prudent si viatja per negocis personals al seu compte. Les despeses dels viatges aprovats són reemborsables d'acord amb les polítiques i els procediments de viatge de la universitat.
El Consell delega al President la responsabilitat d'elaborar procediments i directrius per a l'aplicació d'aquesta política. L'Oficina Financera vetllarà pel compliment d'aquesta política en totes les actuacions pertinents.

Aprovat: juny de 2021
Aprovat per: Patronat
Categoria: Comptabilitat
Subcategoria: Reemborsament de viatge
Revisió prevista: juny de 2024
Oficina(s) responsable(s): Finances

POLÍTICA DE COMPTES A PAGAR

Propòsit
L'objectiu d'aquesta Política de comptes a pagar és garantir la seguretat dels fons de l'Hudson County Community College ("Col·legi") i la gestió dels negocis d'acord amb els principis de responsabilitat, exhaustivitat, oportunitat i precisió. Guiat per aquests principis, el Col·legi s'esforça per fer el pagament puntual als venedors de factures verificades i aprovades d'una manera eficient, i per mantenir registres complets i precisos dels comptes a pagar.

Política
El Col·legi i el seu Patronat ("Junta") es comprometen a donar suport als membres de la comunitat local i als venedors que duen a terme negocis amb el Col·legi. Aquesta política només es refereix als pagaments als venedors. Els comptes a pagar són un tipus de deute a curt termini, normalment l'import degut per una organització als seus proveïdors o venedors per béns i serveis prestats, per als quals no es fa el pagament per avançat. El Col·legi incorre en obligacions amb els proveïdors i venedors per la compra de béns i serveis utilitzats en el curs ordinari de la seva activitat.
El Departament de Comptes a Pagar s'encarrega de l'auditoria i tramitació de les factures i pagaments del Col·legi. El Departament de Comptes a Pagar realitza les següents funcions associades a aquest objectiu: 1) recepció de factures i pagaments electrònics; 2) supervisar els crèdits dels proveïdors i els pagaments anteriors als venedors; 3) gestionar les consultes de pagament dels venedors i de la comunitat universitària; 4) supervisió de la concordança de documents; 5) assegurar les aprovacions adequades; 6) processament de pagaments; i 7) arxivar documents i historial de pagaments.
El Consell delega al President la responsabilitat d'elaborar procediments i directrius per a l'aplicació d'aquesta política. L'Oficina de Finances serà l'encarregada d'implementar la política.

Aprovat: juny de 2021
Aprovat per: Patronat
Categoria: Comptabilitat
Subcategoria: Comptes a pagar
Revisió prevista: juny de 2024
Oficina(s) responsable(s): Finances

Tornar a Policies and Procedures