Comptabilitat - Política de comptes a cobrar

PROPÒSIT

L'objectiu d'aquesta Política de comptes a cobrar és garantir la gestió eficient i eficaç de la recaptació de tots els comptes a cobrar de l'Hudson County Community College ("College") i establir un sistema de controls interns per gestionar el procés de comptes a cobrar.

POLÍTICA

Els comptes a cobrar són un actiu important per al Col·legi. El Col·legi i el seu Patronat ("Junta") es comprometen a gestionar de manera eficient i eficaç el cobrament de tots els crèdits al Col·legi. Els comptes a cobrar inclouen qualsevol obligació derivada de transaccions de consum o financeres amb el Col·legi, incloses, entre d'altres, la matrícula dels estudiants, les taxes, els cursos de matrícula oberta de formació continuada, així com la venda de productes i serveis.
El Consell delega al President la responsabilitat de desenvolupar procediments i un sistema de control intern per gestionar el procés de comptes a cobrar, inclosos els procediments per abordar la matrícula i les taxes, les opcions de pagament, els pagaments, la facturació dels estudiants, els cobraments, les baixes administratives, els requisits per a la col·locació. conserva els expedients dels estudiants, els reemborsaments, el formulari 1098-T i les declaracions de matrícula. L'Oficina Financera serà l'encarregada d'implementar la política.

Aprovat: juny de 2021
Aprovat per: Patronat
Categoria: Comptabilitat
Subcategoria: Comptes a cobrar
Revisió prevista: juny de 2024
Oficina(s) responsable(s): Finances

Procediments

Comptabilitat - Procediment de comptes a cobrar

I. Introducció

Els comptes a cobrar són un actiu important per a Hudson County Community College. Els comptes a cobrar del Col·legi s'han de gestionar per garantir el cobrament eficient i eficaç de tots els deutes amb el Col·legi. Aquest procediment s'aplica a tots els estudiants del Col·legi.

II. Definició

Comptes a cobrar: Qualsevol obligació monetària derivada d'una transacció amb el consumidor. Els comptes a cobrar són el resultat de diversos tipus de transaccions financeres que inclouen, entre d'altres, la matrícula dels estudiants, les taxes, els cursos de matrícula oberta d'educació contínua, així com la venda de béns i serveis.

Correcció de comptes a cobrar: Una correcció de comptes a cobrar es produeix quan s'ha cancel·lat o ajustat un canvi en l'import dels comptes a cobrar deguts en un compte perquè el Col·legi no té dret a cobrar els diners.

Baixes administratives: Els crèdits d'estudiants que hagin estat determinats per ser donats de baixa pel Col·legi, quan un estudiant impugna el deute per circumstàncies imprevistes, i el recurs sigui aprovat per la Comissió de Circumstàncies Especials de Retirada.

Deute: Qualsevol quantitat en dòlars que es degui al Col·legi, incloses, entre d'altres, la matrícula, les taxes, els préstecs i les vendes de béns i serveis.

Deutor: Una persona, una empresa, una organització sense ànim de lucre o qualsevol altra entitat pública o privada, inclòs el govern estatal, local o federal, que sigui responsable d'un deute o contra qui hi hagi una reclamació per un deute.

Restriccions: Limitacions a les activitats actuals o futures d'estudiants, professorat i personal imposades pel Col·legi.

Estudiant: Una persona la sol·licitud d'admissió de la qual ha estat tramitada i aprovada per l'Oficina d'Admissions a la Universitat. Un estudiant inclou qualsevol persona que es matriculi en qualsevol curs de crèdit o sense crèdit que ofereix el Col·legi.

III. Gestió de comptes a cobrar

El Col·legi establirà una data de venciment de la matrícula per a cada semestre. Aquells estudiants que no hagin subscrit un pla de pagament diferit, abonat íntegrament en la data establerta, o que no hagin estat autoritzats per l'Oficina de Financial Aid, corren el risc de ser donats de baixa de les seves classes. El Col·legi anul·larà la matrícula dels estudiants per falta de pagament de la matrícula. Les dates d'abandonament dels estudiants les determina l'Oficina de Serveis de Matrícula.

El Col·legi té polítiques i procediments escrits per gestionar el procés de comptes per cobrar per a les categories següents:

1. 1. 1. Subpart A. Matrícula i taxes
    2. Subpart B. Establiment de comptes a cobrar
    3. Subpart C. Opcions de pagament
    4. Subpart D. Política de pagament
    5. Subpart E. Facturació
    6. Subpart F. Col·leccions
    7. Subpart G. Cancel·lacions administratives
    8. Subpart H. Requisits per a la conservació dels expedients de l'estudiant
    9. Subpart I. Reemborsaments
    10. Subpart J. Model 1098-T, Declaració de matrícula
    11. Subpart K. Assegurança de salut dels estudiants

Subpart A. Matrícula i taxes

Les taxes i tarifes estàndard de la matrícula estan subjectes a l'aprovació del Consell de Síndics cada curs acadèmic. Altres tarifes relacionades amb el curs també estan subjectes a l'aprovació del Consell de Síndics durant tot el curs acadèmic.
Els tres tipus de tarifes de matrícula inclouen:

1. 1. 1. 1. Residents del comtat d'Hudson
        
        Residents de fora del comtat
        
        Residents fora de l'estat i internacionals

Subpart B. Establiment de comptes a cobrar

És responsabilitat del Col·legi establir els termes i condicions de pagament en el moment de crear un compte. El deute ha de ser reconegut per l'estudiant o un altre deutor en el moment de la creació del compte. El reconeixement s'ha de fer per escrit o, mitjançant la finalització del procés de registre automatitzat, indicant que el deutor ha acceptat els termes i condicions de les obligacions de pagament.
L'obligació a cobrar s'ha d'introduir en el sistema de col·lega d'Elucian (llibre auxiliar de l'estudiant) en el moment en què s'estableix per primera vegada el compte.

Subpart C. Opcions de pagament

1. Mètodes de pagament

El Col·legi accepta xecs personals, xecs de caixa i girs postals per al pagament. També s'accepten pagaments amb targeta de crèdit (MasterCard, VISA, Discover i American Express).

Els pagaments es poden fer a través del Col·legi mitjançant la nostra plataforma Liberty Link (en línia a través del següent enllaç: https://libertylink.hccc.edu/Student > Finances de l'estudiant > Feu un pagament), per telèfon i en persona. Els pagaments en efectiu s'han de fer en dòlars dels EUA. Per garantir una publicació correcta, es recomana que tots els pagaments incloguin el nom i el número d'identificació de l'estudiant en tots els xecs o girs.

Tots els pagaments i la correspondència enviats pel Servei Postal dels Estats Units s'han d'enviar a l'adreça següent. Els pagaments s'apliquen als crèdits dels estudiants en les 24 hores següents a la recepció.

Hudson County Community College
A l'atenció de: Oficina de Comptes de l'Estudiant/Borsa
Avinguda Sip 70, 1a planta
Jersey City, NJ 07306

Pla de pagament mensual
Un pla de pagament diferit està disponible per als estudiants matriculats als semestres de tardor i primavera, per tal d'ajudar en el pagament de la matrícula i les taxes i per assegurar les classes per al semestre. Hi ha una quota de pagament diferit (no reemborsable) de 25 dòlars per semestre per cobrir el cost d'administració d'aquest programa. Els estudiants poden organitzar plans de pagament diferit a través de la plataforma College Liberty Link (en línia a través del següent enllaç: https://libertylink.hccc.edu/Student > Finances de l'estudiant > Fes un pagament > Crea un pla de pagament ), per telèfon i en persona. Els estudiants han d'estar preparats per fer el seu primer pagament abans que el pla de pagament s'activi. No hi ha plans de pagament disponibles per a les condicions d'estiu, les sessions d'hivern o per als saldos vençuts. Després que un estudiant s'inscrigui en un pla de pagament i faci el seu primer pagament, no es donarà de baixa de les seves classes durant aquest semestre.

Financial Aid
Els estudiants poden optar per sol·licitar ajut econòmic per ajudar-los amb el pagament de la seva matrícula i taxes. L'Oficina de Financial Aid determina l'elegibilitat per a diferents tipus d'ajuda financera i el desemborsament real de la majoria dels fons administrats per l'Oficina. Si els ajuts econòmics d'un estudiant encara no s'han completat i/o es reverteixen per qualsevol motiu, l'estudiant continuarà sent responsable del pagament del saldo de la matrícula i les taxes degudes. Si els estudiants tenen preguntes sobre ajuts financers, inclosos préstecs, s'han de posar en contacte amb l'Oficina de Financial Aid directament.

Subpart D. Política de pagament

Els estudiants amb crèdits impagats, que no hagin fet acords satisfactoris amb l'Oficina de Comptes de l'Estudiant/Borsa per pagar el crèdit, o que no tinguin ajuts financers en vigor en la data límit de cada trimestre, es poden donar de baixa de les classes. Els terminis de pagament s'indiquen als extractes de registre i facturació, i es poden consultar electrònicament a https://myhudson.hccc.edu/, i a https://www.hccc.edu/tuition.

Després de la graduació o una altra retirada del Col·legi, els estudiants són responsables del pagament ràpid de qualsevol saldo pendent degut al Col·legi. Si no es realitza el pagament, el compte s'enviarà a una de les agències de cobrament que atenen el Col·legi.

Subpart E. Facturació

Els estudiants poden veure els seus comptes en línia; i les factures en paper s'emeten mensualment.
El Col·legi envia per correu una factura impresa uniforme al deutor almenys 30 dies abans de la derivació a qualsevol agència de cobrament.

Per als comptes morosos, el Col·legi enviarà per correu una factura impresa uniformada al deutor almenys 30 dies abans de remetre el compte a una agència de cobrament.

Subpart F. Col·leccions

Els comptes morosos no resolts que superin els 500 dòlars s'enviaran a una de les agències de cobrament, Allied Account Services o Transworld Systems, dividits per ordre alfabètic. Els saldos envellits s'anotaran en el sistema Ellucian, indicant a quina entitat de cobrament s'envia el deute. Els estudiants amb deutes morosos tindran restriccions de registre i matrícula fins que el deute es pagui íntegrament.

Un cop aportada al Col·legi la documentació acreditativa suficient, el Col·legi podrà cancel·lar els deutes d'estudiants liquidats en fallida i el procediment de cobrament cessarà.

Subpart G. Cancel·lacions administratives

Els estudiants que experimentin circumstàncies imprevistes poden sol·licitar canvis de qualificació i/o ajustos de les despeses de matrícula completant una sol·licitud de retirada de circumstàncies especials. Les sol·licituds completades són revisades quinzenalment per un comitè format pel Director de Comptes de l'Estudiant/Borsa, el Vicepresident d'Afers i Matrícula d'Estudiants, el degà associat de Financial Aid i el degà associat del Centre d'Estudiants i Èxit Acadèmic. Si s'aprova l'ajustament de la matrícula, s'ha de completar una baixa administrativa per a les classes sol·licitades.

Subpart H. Requisits per a la conservació dels expedients de l'estudiant

Els estudiants que tinguin saldos en els seus comptes se'ls denegarà l'accés a rebre els registres del registre. A més, els estudiants amb saldos al seu compte d'estudiant superiors a 500 dòlars no podran registrar-se per a futurs terminis acadèmics.

Els estudiants els comptes dels quals s'enviïn a col·leccions tindran un registre i una retenció de registre als seus comptes fins que el saldo s'hagi abonat íntegrament.

Checs retornats

Es cobrarà un càrrec de 25 $ als estudiants per cada xec retornat emès per l'estudiant al Col·legi. A més, els estudiants els xecs dels quals hagin estat retornats tindran restriccions als seus comptes que impedeixin que aquests estudiants paguin al Col·legi amb xecs en el futur.

Subpart I. Reemborsaments

L'Oficina de Comptes de l'Estudiant/Borsa processa els reemborsaments dels estudiants setmanalment. Els reemborsaments que es generin a partir dels pagaments amb targeta de crèdit es tornaran a acreditar a la targeta de crèdit utilitzada per al pagament. Financial Aid els reemborsaments es generen en forma de xecs enviats per correu i xecs electrònics. Tots els xecs són processats pel Departament de Comptes a Pagar.

Subpart J. Model 1098-T, Declaració de matrícula

Cada gener, l'Oficina de Comptes/Borsa d'Estudiants prepara el Formulari 1098-T, Declaracions de l'impost de matrícula per als estudiants. Els estudiants amb números de seguretat social que falten rebran notificacions per correu electrònic i per correu electrònic per enviar aquesta informació a l'Oficina de Comptes d'Estudiants/Borsa dues vegades a l'any.

Subpart K. Assegurança de salut dels estudiants

Després de la legislació signada el 5 de juliol de 2013, el Col·legi ja no està obligat a proporcionar una assegurança mèdica als estudiants.

Es recomana als estudiants que vulguin adquirir una assegurança mèdica que visitin els dos llocs web següents per conèixer les seves opcions d'assegurança mèdica:

http://www.state.nj.us/dobi/division_insurance/ihcseh/shop_ihc.htm
https://www.healthcare.gov/

Aprovat pel Consell de Ministres: juliol de 2021
Política de la Junta relacionada: Política de comptes a cobrar

Tornar a Policies and Procedures