Comptabilitat - Política d'immobilitzat

PROPÒSIT

L'objectiu d'aquesta Política d'actius fixos és complir els requisits legals dels Principis de comptabilitat generalment acceptats (GAAP) establerts per la Junta de Normes de Comptabilitat del Govern (GASB). 

POLÍTICA

El Col·legi i el seu Patronat ("Junta") es comprometen a mantenir un registre precís dels actius fixos. El Col·legi elabora estats financers d'acord amb els principis de comptabilitat generalment acceptats (GAAP). Les regulacions governamentals exigeixen registrar i mantenir els registres dels actius, inclosos els costos d'adquisició, l'amortització i la disposició dels actius. Tots els actius que compleixin el requisit d'actius fixos es consideraran actius a llarg termini i es gestionaran segons les normes GAAP.
El Consell delega al President la responsabilitat d'elaborar procediments i directrius per a l'aplicació d'aquesta política. L'Oficina Financera vetllarà pel compliment d'aquesta política en totes les actuacions pertinents. 

Aprovat: juny de 2021
Aprovat per: Patronat
Categoria: Comptabilitat
Subcategoria: Immobilitzat
Revisió prevista: juny de 2024
Oficina(s) responsable(s): Finances

Procediments

Procediment del Departament de Comptabilitat sobre Immobilitzat

I. Introducció

L'objectiu d'aquest document és exposar els procediments i directrius del Col·legi comunitari del comtat d'Hudson pel que fa a la política d'actius fixos del Col·legi, inclòs el compliment dels requisits de les normes de principis de comptabilitat generalment acceptats (GAAP) i de la Junta de normes de comptabilitat governamentals, la font de GAAP. . També pretén ajudar a la gestió amb la finalitat de mantenir registres precisos dels actius fixos. 
El Col·legi elabora els estats financers d'acord amb les normes GAAP. A més, les regulacions governamentals exigeixen que el Col·legi registri i mantingui registres dels actius, inclosos els costos d'adquisició, l'amortització i l'alienació d'immobilitzats. Tots els actius que compleixin el requisit d'actius fixos es consideraran actius a llarg termini i es tractaran com a tal segons les normes GAAP.

II. Objectius

1. Complir amb els GAAP i tots els requisits governamentals pel que fa al registre i tractament dels actius fixos.
2. Donar un registre fidel de l'immobilitzat del Col·legi i establir definicions, mètode de valoració de l'immobilitzat, vida útil i mètode d'amortització.
3. Garantir que els registres es restringeixen al personal autoritzat i que totes les transaccions relacionades amb actius fixos, incloses la compra, l'alienació i l'amortització, siguin aprovades per les autoritats delegades.

III. Definició d'actius fixos/de capital

Els béns que s'adquireixen per al funcionament diari del Col·legi i dels quals el Col·legi pugui obtenir beneficis durant un període d'almenys un exercici. Els actius comprats per a la venda no es comptaran com a actius fixos, com ara l'inventari. 

Els actius fixos/de capital es poden classificar en dues categories:

1. Immobilitzat material
2. Actius intangibles

A. ACTUALITZACIÓ MATERIAL 

Els actius tangibles són actius que posseeixen substància física, és a dir, actius que es poden tocar i sentir. 
Segons els GAAP, els actius fixos (tangibles) tenen tres característiques principals:
       1. Adquirit i conservat per utilitzar-lo en operacions (per exemple, no conservat per a la venda);
       2. Naturalesa a llarg termini (més d'1 any); i
       3. Posseir substància física.

L'immobilitzat material del Col·legi inclou els següents, que poden ser modificats puntualment:
       1. Terra 
       2. Edificis i millores
       3. Millores forals
       4. Equipament
       5. Llibres de la Biblioteca 
       6. Construcció en curs

1) TERRA 
Segons GAAP, la terra es defineix com la superfície terrestre, que es pot utilitzar per suportar una estructura o per fer créixer herba i arbres. La terra té una vida útil indefinida. Com a tal, no es pot amortitzar segons les normes GAAP. Les despeses realitzades per adquirir terrenys es consideren part del seu cost. En la determinació del cost del sòl es poden incloure les despeses següents: 

a) Preu de compra (valor just de mercat si es dona)
b) Qualsevol comissió pagada
c) Qualsevol honorari professional pagat, incloses, sense limitació, honoraris legals, honoraris d'aparellador, honoraris d'arquitecte i de recerca de títols.
d) Imports pagats per retirar qualsevol construcció del terreny (s'ha de restar el valor de recuperació d'aquesta demolició), neteja del terreny
e) Imposts meritats o impagats fins a la data d'adquisició

2) EDIFICIS I MILLORES 

L'edificació es defineix com una estructura permanent, adossada al terreny, que té coberta i està tancada per murs. Per determinar el cost d'un edifici es tenen en compte les despeses següents:

a) Preu de compra (valor just de mercat si es dona)
b) Despeses per posar en disposició l'edifici per a la finalitat per a la qual s'ha adquirit
c) Costos de construcció
d) Honoraris professionals pagats, incloent, sense limitacions, comissions de vendes, honoraris d'intermediació, honoraris d'inspecció, permís de construcció, honoraris legals, honoraris d'arquitectura, honoraris d'enginyeria, etc.

La millora d'edificis es defineix com un esdeveniment capital que millora la vida útil d'un edifici, el valor d'un edifici o tots dos. Per exemple, la conversió d'un soterrani o golfes en una oficina, millores de parets o terres, reformes interiors o exteriors, etc.

Totes les despeses derivades de la millora de l'edifici es consideren despeses de millora.

Els costos de manteniment d'edificis són costos que permeten que un actiu continuï utilitzant-se durant la seva vida útil original. Per exemple, reparacions a l'edifici o als seus sistemes (fontaneria, calefacció, climatització, neteja, control de plagues, etc.). Aquests costos es consideren costos de manteniment de l'edifici i es tracten com a despeses segons GAAP, i no s'han de capitalitzar. S'han de registrar com a despeses de reparació i manteniment. Cal prestar atenció a si aquests costos s'han de tractar com a costos de manteniment de l'edifici versus costos de millora de l'edifici. 

3) MILLORES DE L'ARRENDAMENT 

Les millores d'arrendament es defineixen com les millores realitzades a l'immoble arrendat que han de revertir a l'arrendador en el moment del venciment del contracte d'arrendament. La vida útil d'aquesta millora és la vida útil estimada o el termini restant del contracte d'arrendament, el que sigui més curt.

4) EQUIPAMENT

Els equips són actius materials que s'utilitzen per a les operacions. En el valor de l'actiu s'han d'incloure tots els costos implicats per posar l'equip en condicions llestos per al seu ús. Es tenen en compte les despeses següents per determinar el cost de l'equip: 

a) Preu del contracte o factura
b) Deures pagades 
c) Despeses de transport
d) Despeses d'instal·lació
e) Les despeses d'assegurança de trànsit 
f) Càrrecs pagats per proves i preparació per al seu ús

La llista d'equipaments del Col·legi inclou els següents elements, que poden ser modificats puntualment:
    
a) Ordinadors
b) Impressores
c) Telèfons
d) Mobiliari d'oficina
e) Aire condicionat
f) Projectors
g) Electrodomèstics de cuina
h) Frigorífics
i) Rentaplats
j) Programari (només propietat)

5) CONSTRUCCIÓ EN CURSO (CIP)

Un actiu CIP es valora com el cost de les obres de construcció iniciades però encara no acabades. Per als actius CIP, l'amortització no es registra fins que l'actiu es posa en servei. Quan s'acaba la construcció, un actiu CIP es classifica com a actiu fix sota l'epígraf aplicable (p. ex., edifici, millora d'edificis, millora del sòl) amb tots els costos associats al CIP fins a la data del canvi a actius fixos. Un cop classificat com a actiu fix, es comptabilitzarà l'amortització (nota: com s'ha indicat anteriorment, l'amortització es compta una vegada que l'actiu es posa en servei).

6) TRANSFERÈNCIA DE CIP A IMMOBILITZACIÓ

Després de posar en servei un actiu, tots els costos associats amb ell que s'emmagatzemen al compte CIP es traslladen al compte d'immobilitzat corresponent. Per exemple:

B. IMMOBILITZACIÓ IMMATERIBLE 

Els actius intangibles són actius que no tenen substància física.

La declaració núm. 51 del GASB proporciona orientació per a la comptabilitat i la informació financera dels actius intangibles i enumera les característiques següents dels actius intangibles: 

1. Manca de substància física. 
2. Caràcter no financer (els crèdits o pagaments anticipats no són actius intangibles). 
3. La vida útil inicial s'estén més enllà d'un únic període d'informació. 

C. COSTO D'ADQUISICIÓ D'IMMOBILITZAT

Els estàndards GAAP generalment requereixen que els actius fixos es registrin al seu cost històric, incloses totes les despeses normals per portar l'actiu a una ubicació i condicions per al seu ús previst.

Els costos d'adquisició inclouen els costos d'instal·lació, muntatge, transport, emmagatzematge, assegurances, impostos, etc.

Si un actiu fix no s'adquireix, sinó que s'adquireix mitjançant donació, llavors el seu cost d'adquisició és el valor raonable de mercat d'aquest actiu més totes les despeses directes realitzades en relació amb la posada en funcionament d'aquest actiu per a la finalitat prevista.

Un cop registrat el valor d'un actiu fix, no es pot modificar en cap cas.

A efectes de capitalització, hi ha un llindar individual per actiu. Tanmateix, si hi ha un projecte en curs, s'ha de tenir en compte el total combinat de tots els actius fixos implicats en el projecte per determinar els costos de capitalització. El llindar de cost de capitalització del Col·legi per a l'immobilitzat és el següent:

D. AMORTITZACIÓ

L'amortització es defineix com el procés comptable d'assignació del cost de l'immobilitzat material a la despesa corrent d'una manera sistemàtica i racional en els períodes que s'espera que es beneficiïn de l'ús de l'actiu. L'amortització és un cost d'ocupació o ús i, per tant, hauria de començar el mes següent a la data en què l'actiu es posa en producció. Es pot calcular mitjançant el mètode de línia recta o el mètode de saldo decreixent. El Col·legi segueix el mètode d'amortització lineal. Els actius s'amortitzen al llarg de la seva vida útil estimada.
Actualment, el Col·legi calcula l'amortització mensualment mitjançant el mètode d'amortització lineal. Els períodes de vida estimada a considerar en la determinació de l'amortització de l'immobilitzat del Col·legi són els següents:

En el càlcul de l'amortització es tenen en compte els fets següents:

1) Data de compra;
2) Cost total d'un actiu;
3) Vida útil d'un actiu;
4) Mètode d'amortització (en línia recta); i
5) Valor de recuperació o residual (valor de venda al final de la vida útil d'un actiu), si n'hi ha.

En general, al final de la vida útil d'un actiu, l'amortització total acumulada és igual al cost total de l'actiu menys qualsevol valor de recuperació.
Per exemple, suposem que el Col·legi va comprar un actiu fix per 110,000 dòlars. La vida útil de l'actiu s'estima en deu (10) anys utilitzant el mètode lineal. Al final dels 10 anys, l'actiu té un valor de recuperació de 10,000 dòlars. 

Amortització anual = (cost - valor de recuperació)/vida estimada
                                      = (110,000 $-10,000 $)/10
                                      = 100,000 $/10
                                      = 10,000 dòlars anuals
Després de 10 anys, l'amortització total de l'actiu és de 100,000 $ (10 anys x 10,000 $). Com s'ha indicat anteriorment, la depreciació total també és igual al cost total menys el valor de recuperació. 
(110,000 $-10,000 $ = 100,000 $).

E. DETERIORS DE L'IMMOBILITZACIÓ 

El Col·legi segueix la Declaració núm. 42 de GASB relativa al deteriorament dels actius fixos. L'estat núm. 42 conté orientacions per mesurar les pèrdues per deteriorament dels actius de capital.
Un actiu es considera deteriorat quan la seva utilitat per al servei disminueix de manera significativa i inesperada; és a dir, es produeix alguna cosa que no està dins del cicle de vida normal de l'actiu.
L'efecte del deteriorament s'ha d'informar quan es produeixi més que no pas a través d'una despesa d'amortització o quan l'actiu es disposi.

F. DISPOSICIÓ DELS ACTIUS 

L'alienació d'un actiu fix té lloc quan una empresa necessita vendre el seu actiu per qualsevol motiu (si ha acabat la seva vida útil o intercanvi d'actius). En resum, és la venda d'un actiu fix.
Les possibles maneres de disposar d'un actiu són les següents:

1) Es pot vendre a un tercer
2) Es pot vendre com a ferralla
3) Es pot donar
4) Es pot vendre a qualsevol empleat d'una organització
5) Es pot negociar mentre es compra un nou actiu
6) Es pot traslladar a un altre departament

Independentment del procés utilitzat per disposar d'un actiu, totes les disposicions d'actiu han de ser autoritzades pel Controlador. Els actius alienats s'han de vendre al valor de mercat de l'actiu en el moment de la venda.
Un cop disposat, l'actiu s'elimina del balanç i el guany/pèrdua es registra mitjançant una anotació de diari. 
Per exemple, suposem que una empresa va comprar un actiu per 10,000 dòlars. Actualment, la seva depreciació acumulada és de 8,000 dòlars. L'empresa vol disposar de l'actiu. El valor de mercat de l'actiu és de 3,000 dòlars. A l'estat financer s'han de fer les següents anotacions:

                                 Si el valor de mercat de l'actiu és de 1,500 dòlars, s'ha de fer la següent entrada:

Si no hi ha guanys ni pèrdues en la venda de l'actiu, el que significa que el valor de mercat és igual al saldo restant de l'actiu (2000 dòlars per a aquest exemple), s'ha de registrar la següent entrada:

Si l'empresa està cancel·lant un actiu, és a dir, que després de la vida útil no hi ha valor de recuperació, s'ha de fer la següent entrada:

L'objectiu principal darrere d'eliminar els actius i registrar-los de manera precisa és presentar un balanç net d'una organització perquè reflecteixi els actius reals disponibles.

G. RESPONSABILITATS

És responsabilitat de tots els membres del personal del Col·legi protegir els actius fixos i garantir que aquests actius s'utilitzen únicament per a la finalitat autoritzada i no per a l'ús personal.

El Controlador també és responsable d'assegurar que tots els registres d'immobilitzat es mantenen de manera precisa, incloent-hi la consideració de tots els factors que són importants en el moment de la valoració i el càlcul de l'amortització de l'immobilitzat. El registre de béns s'ha de mantenir de manera oportuna.

Els registres dels actius fixos s'han de distribuir a tots els caps de departament per a la seva revisió i recomanacions, si n'hi ha. Si hi ha alguna proposta de canvi, s'ha d'informar al Responsable i fer les correccions oportunes.

El departament de Comptabilitat també és responsable de mantenir registres precisos dels següents:

1. 1. 1. 1. Data de la compra
         2. Data de posada en servei de l'actiu
         3. Dades del fabricant i del venedor
         4. Número de model (si n'hi ha)
         5. Descripció detallada de l'actiu
         6. Localització de l'actiu
         7. Finançament i les seves fonts per adquirir un actiu
         8. Garantia (si n'hi ha)
         9. Detalls de l'assegurança (si n'hi ha)
         10. Número de compte del llibre major

El Departament de Comptabilitat també s'encarrega de mantenir còpies en paper i en paper de les factures i tota la documentació de suport perquè estiguin fàcilment disponibles quan sigui necessari per a finalitats d'auditoria o quan sigui necessari.

Aprovat pel Consell de Ministres: juliol de 2021
Política de la Junta relacionada: Comptabilitat, Immobilitzat

Tornar a Policies and Procedures