Comptabilitat - Política de comptes a pagar

 

PROPÒSIT

L'objectiu d'aquesta Política de comptes a pagar és garantir la seguretat dels fons de l'Hudson County Community College ("Col·legi") i la gestió dels negocis d'acord amb els principis de responsabilitat, exhaustivitat, oportunitat i precisió. Guiat per aquests principis, el Col·legi s'esforça per fer el pagament puntual als venedors de factures verificades i aprovades d'una manera eficient, i per mantenir registres complets i precisos dels comptes a pagar. 

POLÍTICA

El Col·legi i el seu Patronat ("Junta") es comprometen a donar suport als membres de la comunitat local i als venedors que duen a terme negocis amb el Col·legi. Aquesta política només es refereix als pagaments als venedors. Els comptes a pagar són un tipus de deute a curt termini, normalment l'import degut per una organització als seus proveïdors o venedors per béns i serveis prestats, per als quals no es fa el pagament per avançat. El Col·legi incorre en obligacions amb els proveïdors i venedors per la compra de béns i serveis utilitzats en el curs ordinari de la seva activitat.
El Departament de Comptes a Pagar s'encarrega de l'auditoria i tramitació de les factures i pagaments del Col·legi. El Departament de Comptes a Pagar realitza les funcions següents relacionades amb aquest objectiu:

  1. recepció de factures i pagaments electrònics;
  2. supervisar els crèdits dels proveïdors i els pagaments previs als venedors;
  3. gestionar les consultes de pagament dels venedors i de la comunitat universitària;
  4. supervisió de la concordança de documents;
  5. assegurar les aprovacions adequades;
  6. processament de pagaments; i
  7. arxivar documents i historial de pagaments.

El Consell delega al President la responsabilitat d'elaborar procediments i directrius per a l'aplicació d'aquesta política. L'Oficina de Finances serà l'encarregada d'implementar la política.

Matriu d'aprovació

Aprovat: juny de 2021
Aprovat per: Patronat
Categoria: Comptabilitat
Subcategoria: Comptes a pagar
Revisió prevista: juny de 2024
Oficina(s) responsable(s): Finances

 

Procediments

Procediment del Departament de Comptabilitat sobre Comptes a Pagar

I. Introducció

Aquest procediment s'ha desenvolupat per garantir la seguretat dels fons de la universitat, els negocis es duen a terme d'acord amb els principis de responsabilitat, exhaustivitat, oportunitat i precisió. Guiat per aquests principis, HCCC s'esforça per 1) fer els pagaments oportuns de les factures adequades d'una manera eficient; i 2) informar els passius pendents d'acord amb els GAAP. A més, el Col·legi espera que tots els membres de la comunitat i tots els venedors que facin negocis amb el Col·legi segueixin aquesta política. 

Els procediments següents només es refereixen als pagaments als venedors. Per a tràmits addicionals relacionats amb les categories següents, consulteu: 

    1. Procediments de reemborsament de viatges i negocis
    2. Procediments de beques
    3. Devolució dels tràmits de comptes d'estudiants

II. Entitats afectades per aquests procediments

Els procediments següents afecten tots els departaments i oficines de l'Hudson County Community College.

III. Definicions

Comptes a pagar és un tipus de deute a curt termini que normalment representa l'import degut per una organització als seus proveïdors o venedors per béns i serveis adquirits a crèdit. El Col·legi incorre en l'obligació amb els proveïdors i venedors d'adquirir béns i serveis utilitzats en el curs normal de la seva activitat. El Departament de Comptes a Pagar ("Departament AP") és responsable d'auditar i processar les factures i verificar-les en nom del Col·legi.

El Departament d'AP realitza les següents funcions relacionades amb aquest objectiu:

    1. Rebut de factura
    2. Pagaments electrònics
    3. Seguiment dels crèdits dels proveïdors
    4. Gestionar les consultes de pagament dels venedors i la comunitat universitària
    5. Supervisió de la concordança de documents
    6. Tramitació de pagaments
    7. Interfície del sistema de comptabilitat
    8. Arxiu de documents i historial de pagaments

Responsabilitat – El Departament d'AP garanteix que totes les compres estiguin degudament autoritzades abans de desemborsar els pagaments, que les factures només es paguen una vegada i que els actius del Col·legi estiguin protegits del frau. A més, el Departament d'AP assegura que les transaccions es documenten correctament amb finalitats d'auditoria.

Precisió – Per informar correctament tant dels passius com de les despeses pendents del Col·legi, el Departament d'AP registra les dades dels proveïdors en el procés de justificants i els comptes del llibre major.

E-CHECKS Transaccions – Pagaments financers electrònics realitzats als empleats en lloc d'un xec.

Comprovació pressupostària –El procediment pel qual el Departament vetlla perquè els compromisos econòmics i les despeses del Col·legi no superin els seus respectius pressupostos.

Completitud – Informació específica i necessària sobre tots els béns pactats prestats i serveis realitzats per permetre el pagament. Això hauria d'incloure la informació següent:

    1. Número i data de la factura.
    2. Número de comanda de compra.
    3. Nom del venedor, adreça i altra informació de contacte pertinent.
    4. Adreces "Facturar a" i "Enviament a".
    5. Data(s) de lliurament de béns o serveis.
    6. Una descripció detallada dels béns adquirits o dels serveis realitzats, i la ubicació on es van lliurar els béns o els serveis prestats.

Ordre de compra (PO) – Una Ordre de Compra és un document emès pel Col·legi al venedor que indica tipus, quantitats i preus pactats dels productes i/o serveis que el venedor proporcionarà.

oportunitat – Despeses declarades per béns i serveis en el període prestat, per pagar les factures aprovades de manera oportuna (Net 30) i per aprofitar els descomptes de proveïdors aplicables. Per aquests motius, la presentació oportuna d'una factura completa al Departament d'AP és fonamental. S'ha d'indicar als venedors que enviïn totes les factures directament al departament AP i no al contacte del campus. La certificació oportuna de la recepció per part del departament receptor del Col·legi al Departament AP és fonamental per al procés de permetre que el Departament AP faci pagaments puntuals als venedors.

Abonament - La intenció interna de fer un pagament a un venedor. El val és un document produït pel Col·legi i emès a un venedor després de rebre la factura i relacionar-lo amb una comanda de compra i documents de recepció. Els vals aprovats, quan es processen, es converteixen en xecs o pagaments E-CHECK.

IV. Procediments de polítiques

Els procediments següents s'han d'implementar per complir amb la política de comptes a pagar del Col·legi i garantir que els imports dels comptes a pagar siguin correctes; gravat correctament, amb precisió i eficàcia; processat només una vegada; i documentat adequadament en els estats financers. Per tramitar els pagaments, totes les factures han d'estar aprovades segons els procediments del Col·legi. El Departament de Comptes a Pagar ha de seguir els procediments següents:

1. Els venedors s'han d'introduir al sistema del portal de col·legues. 

2. No es pagarà als venedors tret que s'introdueixi una W-9 completada al sistema del portal de col·legues i s'aprovi una resolució de la Junta (si cal).

3. Les factures rebudes pel Departament d'AP s'han de segellar amb la data.

4. Les factures s'han de presentar directament al Departament d'AP. Si una factura s'envia directament al departament receptor, la responsabilitat del departament és enviar-la al Departament AP immediatament després de revisar i reconèixer que els béns s'entreguen tal com els representa el venedor i que s'han realitzat els serveis de la factura. Això facilitarà el pagament dins dels terminis i mitigarà el risc de les factures extraviades, perduts o retinguts que causen retards en la comptabilitat correcta, i evitarà majors costos per al Col·legi. Les factures no s'han de guardar a les oficines del departament. 

5. Només el personal autoritzat del Departament d'AP pot iniciar sessió al sistema del portal de col·legues i processar les factures. 

6. Els vals dels comptes a pagar s'han d'acompanyar d'una factura original, l'ordre de compra autoritzada pel Col·legi i la recepció documentada de béns i serveis. Els empleats d'HCCC introduiran l'ordre de compra i les dades de recepció a Colleague. 

7. La factura ha de contenir una descripció detallada dels serveis prestats o dels béns prestats, la data o les dates de lliurament dels béns o serveis i la ubicació de l'HCCC on es van prestar els serveis o els béns lliurats. El pagament de les factures que no tinguin informació suficient es pot endarrerir fins que no es proporcioni tota la informació requerida. 

8. Si la factura és per a un pagament parcial, el venedor ha d'indicar clarament l'acord a la factura o al contracte. En aquestes situacions, el venedor ha de proporcionar el mateix nivell de documentació, tal com es descriu a IV.7 anterior. 

9. Els números de factura s'introdueixen al sistema del portal de col·legues exactament tal com els proporciona el venedor. La modificació del número de factura podria comportar un processament duplicat. La modificació està estrictament prohibida, excepte quan ho permeti el Departament d'AP.

10. L'entrada de la informació de la factura és completa, precisa i vàlida.

11. Tots els béns i serveis s'han de rebre al Sistema de Portal de Col·legues pel departament. Per als serveis i béns enviats directament al departament de comandes, la responsabilitat del departament de comandes és notificar al Departament AP que els serveis o béns s'han rebut i acceptat satisfactòriament al sistema per al procés de pagament. 

12. Les diferències entre l'ordre de compra i la factura s'han de marcar, investigar i resoldre abans de processar els pagaments. Les diferències inclouen, entre d'altres, diferents noms del venedor, discrepància de quantitat o discrepància en dòlars. 

13. L'impost sobre les vendes no s'ha d'incloure en cap factura perquè el Col·legi és una entitat exempta d'impostos. El Departament d'AP ha de proporcionar documentació al venedor per donar suport a l'estat d'exempció d'impostos, inclòs un número d'exempció de l'impost sobre vendes i un certificat, si és necessari. 

14. Totes les compres d'actius de capital són processades pel Departament d'AP. 

15. El Departament AP enviarà per correu tots els pagaments aprovats a l'adreça registrada. Qualsevol pagament que impliqui manipulació especial, com ara enviaments durant la nit o recollida en persona, requereix una aprovació prèvia. L'ús de l'enviament nocturn i el processament ràpid dels pagaments es limitarà a situacions d'emergència. 

16. El Departament d'AP processa els xecs i fa els pagaments dues vegades per setmana. Els pagaments de xecs del departament AP i E-CHECK es processen en dies alterns. 

17. Els reemborsaments dels estudiants es processen a l'oficina de l'Economia i els xecs s'emeten a través del Departament d'AP un cop per setmana.

18. El pagament de la sol·licitud de xec, de la següent manera, s'ha d'utilitzar quan no s'apliquen altres formes de pagament (p. ex., ordre de compra i val de caixa petita). Qualsevol comanda de compra de béns ha de ser tramitada pel Departament de Compres.   

19. Els xecs desapareguts, duplicats i pendents de llarg temps s'han d'investigar abans d'emetre un altre xec. L'oficial del departament d'AP processarà tots els ajustos de verificació al sistema de col·legues després de completar totes les investigacions.

20. Les dades de pagament positives es transmeten al banc després de cada lot de pagament de xec.

21. Qualsevol pregunta sobre aquesta política s'ha de dirigir a l'oficial del departament AP. Les preguntes es poden enviar electrònicament a Comptes a pagar a apFREEHUDSONCOUNTYCOMMUNITY COLLEGE. Alternativament, es pot contactar amb l'oficial del departament AP al (201) 360-4055.

Aprovat pel Consell de Ministres: juliol de 2021
Política de la Junta relacionada: Comptabilitat, Comptes a pagar

Tornar a Policies and Procedures